Как подготовить спикеров к онлайн-выступлению
Чек-лист оценки выступлений
Гайд для HR и организаторов конференций
инструкция
Время чтения: 10 минут
Собрали рабочие приемы для подготовки к удаленным выступлениям в пошаговую инструкцию, которая будет полезна и HR-менеджерам, и организаторам онлайн-мероприятий.
3 марта 2023
онлайн
Зачем готовить спикеров к онлайну
У большинства онлайн-конференций есть одна и та же проблема. Что бы ни придумали организаторы, чаще всего трансляция больше похожа на встречу в Zoom c коллегами, чем на мероприятие.
Многие привыкли считать онлайн-формат более простым, не требующим специальной подготовки. Даже опытные спикеры не всегда знают, как адаптировать выступление под удаленный формат и удерживать внимание зрителей. Поэтому начинают речь с «отправьте единичку в чат, если меня слышно».
В онлайне аудитория видит спикера как почти неподвижную картинку. Это не критично, если спикер один. Однако на мероприятии, где у вас больше 10 выступающих, велик риск, что зрители быстро устанут и уйдут проверять социальные сети.
Что еще может пойти не так
В трансляции сложнее угадать с громкостью или энергией: одни говорят так громко или, наоборот, тихо, что зрителям приходится регулировать звук. Другие торопятся выдать всю информацию, забывая про паузы и смысловые акценты.
Технические проблемы и «человеческий фактор» часто портят впечатление от онлайн-мероприятия. Всплывающие уведомления, нечеткое изображение или плохой звук из-за нестабильного
интернет-соединения, мелкий шрифт на слайдах, гладильная доска на фоне — из таких деталей складывается общее впечатление. А главное, это отвлекает и самого эксперта, и аудиторию.
интернет-соединения, мелкий шрифт на слайдах, гладильная доска на фоне — из таких деталей складывается общее впечатление. А главное, это отвлекает и самого эксперта, и аудиторию.
Чтобы все прошло отлично и без стресса, следуйте инструкции
Это сократит время подготовки — спикер сразу будет знать, в какую сторону двигаться. Если конференция узкоотраслевая, то попробуйте уже на этом этапе разделить доклады — выделите тему или конкретный кейс.
❌ У вас будет 45 минут. Можете рассказать что-то из своего опыта.
✅ Читал ваш пост на ФБ про партнерство с первыми супераппами. Будет интересно послушать, нужно ли бизнесу туда идти и к чему быть готовыми.
Помните: если тема в процессе подготовки изменилась, ее нужно обновить в описании мероприятия на всех площадках.
❌ У вас будет 45 минут. Можете рассказать что-то из своего опыта.
✅ Читал ваш пост на ФБ про партнерство с первыми супераппами. Будет интересно послушать, нужно ли бизнесу туда идти и к чему быть готовыми.
Помните: если тема в процессе подготовки изменилась, ее нужно обновить в описании мероприятия на всех площадках.
Если вы делаете конференцию по узкой теме, то есть риск, что выступления разных спикеров будут об одном и том же. Развести доклады поможет координатор мероприятия или тренер — у него в голове должен быть общий контекст.
Это могут быть фотографии, краткая информация о спикере и его регалии, тема и тезисы выступления, презентации, видео-приглашения и любые другие элементы, без которых ваше мероприятие не может состояться.
Как правило, в гайдлайне есть ответы на на все частые вопросы о мероприятии, в том числе:
- Как выглядит процесс подготовки?
- Кто аудитория конференции?
- Сколько будет людей?
- Какие у аудитории боли, интересы, ожидания?
- Какое выступление вы считаете эталонным? Вставьте конкретный референс с кратким объяснением, почему он вам нравится.
- Строгий ли тайминг и сколько длится одно выступление?
- Когда, как и куда подключаться в день выступления?
Лучше всего, если все вопросы по мероприятию можно адресовать одному человеку. Если на мероприятии будут применяться нестандартные решения или инструменты, расскажите о них заранее и объясните, зачем они нужны. Спикеры, которые выступают часто, могут ожидать, что вы используете те решения, к которым они уже привыкли. Если формат конференции позволяет, то спикеров можно добавить в общий чат.
Подготовка выступлений
Как правило, опытным спикерам не нужен тренер и они готовятся к выступлению самостоятельно. Но не будет лишним убедиться за неделю, что у спикера все под контролем, и пригласить его на техническую репетицию.
Если у вас есть возможность, пригласите тренера для спикеров, которым нужна помощь с подготовкой выступления, и объясните им его роль. С тренером можно работать по-разному:
Если у вас есть возможность, пригласите тренера для спикеров, которым нужна помощь с подготовкой выступления, и объясните им его роль. С тренером можно работать по-разному:
- отшлифовать готовое выступление;
- провести пару репетиций;
- подготовить выступление с нуля.
Мы знаем, что это совет из серии «делайте зарядку каждое утро». Но поторапливать спикеров за день до мероприятия больнее, чем спокойно встретиться с ними за пару недель. Спланируйте встречи и отправьте приглашения на репетицию и само выступление как можно скорее. Для встреч со спикерами и репетиций закладывайте 15 минут до и 15 минут после про запас.
Подготовиться можно и за два дня — с условием, что спикер на связи 24/7 и у него пустой календарь. В реальном мире если вы хотите уникальные доклады, а не повтор уже сказанного где-то ранее, на подготовку стоит закладывать минимум две недели.
Подготовиться можно и за два дня — с условием, что спикер на связи 24/7 и у него пустой календарь. В реальном мире если вы хотите уникальные доклады, а не повтор уже сказанного где-то ранее, на подготовку стоит закладывать минимум две недели.
Генеральный прогон
Репетиция может казаться спикерам необязательным этапом. На деле у каждого мероприятия есть особенности — не всегда бывает очевидно, как работает чат или как демонстрировать слайды. Поэтому важно, чтобы на техническом прогоне спикер попробовал выступить так, как это будет в день мероприятия с учетом реального тайминга.
- Проверьте подключение, свет, звук.
- Сделайте скринкаст, как спикера видят участники без презентации и с презентацией.
- Подскажите удачный ракурс.
- Проверьте связь спикера с техническими сотрудниками через наушник.
Спикер включает презентацию и видит на экране только слайды, в то время как зрители видят и картинку, и эксперта. Выступающий может решить, что его не видно, и начать раскачиваться на стуле или грызть ручку. Чтобы такого не произошло, расскажите спикерам, как работает презентация и когда их видит аудитория.
Должен быть канал, где спикер может быстро узнать о проблеме и том, как ее решить. Во время трансляции не должно быть фраз: «Кажется, меня не слышно. Трансляция сломалась». Часто сбои случаются на стороне выступающего, а у зрителей все нормально.
Если в наушнике у спикера всегда на связи помощник или оператор, то в пультовой должно быть тихо.
Если в наушнике у спикера всегда на связи помощник или оператор, то в пультовой должно быть тихо.
После генеральной репетиции или тестового звонка отправьте спикерам персональную памятку с таймингом мероприятия, необходимыми ссылками и контактами, а также чек-лист технической подготовки.
☐ Выключите уведомления на телефоне, ноутбуке, планшете. Вибрацию на умных часах — тоже.
Чек-лист технической подготовки к онлайн-выступлению
☐ Подберите одежду без рубчиков и мелких узоров.
☐ Если вы выступаете в bluetooth-наушниках, приготовьте запасные проводные. Не выступайте с AirPods — в них звук будет глухим.
☐ Наденьте очки, в которых не бликуют окна и экран. Если возможно — выступайте в линзах.
☐ Выключите приложения, которые используют интернет. По возможности подключитесь по кабелю.
☐ Выберите нейтральный фон, например, светлую стену. На фоне не должно быть кухонной утвари или неубранных вещей.
☐ Не выступайте на крутящемся или раскачивающемся стуле.
☐ Установите источник света так, чтобы он был направлен на лицо. Днем можно сесть напротив окна.
☐ Протрите камеру. Подберите ракурс: камера должна быть примерно на уровне глаз.
☐ Предупредите домашних о том, что у вас выступление. Убедитесь, что к вам во время конференции не приедет доставка.
После выступления
Пишите лично и конкретно, это не должно быть общей рассылкой или шаблонным сообщением.
❌ Твое выступление было просто отличным, всем очень понравилось!
✅ Во время твоего выступления чат моей команды не замолкал — обсуждали, как переехать в CRM. Видимо, твои аргументы сработали. Еще хочу отметить, как аудитория отреагировала на честную историю в конце выступления — прочитай в комментариях к видео благодарности за искренность.
❌ Твое выступление было просто отличным, всем очень понравилось!
✅ Во время твоего выступления чат моей команды не замолкал — обсуждали, как переехать в CRM. Видимо, твои аргументы сработали. Еще хочу отметить, как аудитория отреагировала на честную историю в конце выступления — прочитай в комментариях к видео благодарности за искренность.
Чем быстрее вы это сделаете, тем выше вероятность, что спикеры их опубликуют в своих социальных сетях.
Если вам нужна помощь тренера — напишите нам. Мы поможем вашим коллегам подготовиться и выступить на конференции, панельной дискуссии или вебинаре.
Смотрите также
Разбор трех лучших питчинг-выступлений в России
Четыре аспекта, которые помогут сделать выступление живым
Разработка гайдов, обучение и подписка на подготовку публичных выступлений
Самопрезентация — это не минута славы, а инструмент, чтобы установить контакт со слушателями и завоевать их доверие