Как быстро подготовиться к выступлению

Чек-лист оценки выступлений
За четыре этапа, без слайдов и репетиций
Дата публикации:
16 марта
Время чтения:
10 минут
фреймворк
подготовка
Одна девушка попросила меня помочь с выступлением за два часа до начала. Так, конечно, бывает не всегда. Обычно в бюро обращаются, когда маркетологи компании предложили выступить уже с готовой презентацией или так же неожиданно пришлось заменить другого спикера. Еще один частый случай — когда спикер просто не до конца уверен в себе.
Я предлагаю алгоритм, который составили в бюро после подготовки 300 выступлений. Он называется фреймворк и делится на 9 этапов.
Для каждого этапа подготовки к выступлению есть опорные вопросы
Автор — Юлия Глазкова, руководитель тренеров

Что нам понадобится

Что сделать

Спросите организаторов:
  • Оговорена ли тема выступления?
  • Каков формат мероприятия?
  • Сколько времени будет на выступление?
  • Сколько будет слушателей?
И во всех случаях безотказно срабатывает одна вещь.
Фреймворк помогает готовиться быстрее. Не нужно ждать вдохновения, чтобы придумать историю для выступления, достаточно последовательно ответить на вопросы фреймворка. При этом вопросы составлены так, что вы уже знаете все ответы. Остается только достать их из головы.

Обычно мы начинаем подготовку к выступлению за месяц и проходим все этапы. Но когда задача срочная, можно ограничиться первыми четырьмя и еще одним — нулевым этапом.
Контекст — это вводные от организаторов мероприятия. Обычно они и так понятны, например, когда сотрудники компании выступают с итоговым отчетом перед коллегами и формат давно устоялся. В таком случае нулевой этап можно пропустить. Но если формат мероприятия для вас в новинку, выявите контекст, чтобы понимать, от чего отталкиваться при подготовке.

Этап 0. Выявляем контекст

Если времени не осталось

Уточните, каков формат мероприятия: питчинг, доклад, мастер-класс.
Чаще всего аудитория — это три группы. Именно от аудитории зависит тема, содержание и подача выступления. С командой можно говорить на сленге, на отраслевой конференции уместно упомянуть последние новости рынка, а тем, кто не в теме выступления, стоит дать побольше примеров. Поэтому разберитесь в первую очередь, какие группы будут вас слушать.

Состав групп зависит от самого мероприятия. Если вы не до конца понимаете, кто будет в зале, спросите организаторов, кого они собираются пригласить, на кого таргетируют рекламу мероприятия и каким был состав аудитории в прошлый раз. Вероятно, организаторы уже разделили аудиторию на группы, и вам не придется делать это самим.

Этап 1. Анализируем аудиторию

Что сделать

Разделите аудиторию на 3...5 групп и по каждой группе ответьте на вопросы:
  • Зачем она здесь собралась?
  • Какие у нее боли?
  • Как ей поможете вы?

Если времени не осталось

Решите, как поможете аудитории именно вы.
Проанализируйте, что тревожит каждую группу. Возможно, одна группа только недавно столкнулась с проблемой найма, а другая, наоборот, уже не первый год пытается с этой проблемой разобраться. После анализа вы поймете, насколько глубоко прорабатывать выступление.

Опишите боли групп максимально конкретно. HR не умеют нанимать разработчиков — это очень абстрактное описание. Чтобы конкретизировать боли, докапывайтесь до сути: «Где ищут разработчиков? Что спрашивают на собеседовании?» Составьте полное понимание, чтобы достучаться до каждого слушателя в зале.

Подумайте также, в чем польза лично от вас. Сделать пересказ нескольких книг по теме способны многие спикеры, а вот поделиться случаем из практики — возможно, только вы. Чтобы сформулировать пользу от себя, ответьте на вопросы: «Что потеряет аудитория, если вас заменить? Что вы сможете рассказать такого, чего не сможет другой спикер?»

Этап 2. Ставим цели

Цель — это намерение, с которым вы выступаете перед аудиторией. А ещё цель помогает отсеять контент для выступления. Чтобы на следующем этапе оставить только то, что поможет с достижением задуманного, ответьте на вопрос: «Что нужно сделать аудитории сразу после выступления?»

Цель должна быть в мире слушателя. В этом смысле проинформировать аудиторию — плохая цель, она в мире спикера. Когда спикер перечисляет достижения команды или час говорит о компании, аудитория не понимает, как это относится к ней. Такие выступления воспринимаются как самореклама. Хорошая цель — полезная, она меняет жизнь аудитории к лучшему.

Я советую бить цель на локальную, глобальную и личную.

Локальная цель — это следующий шаг аудитории после выступления. Подумайте, какого действия вы от нее ждете: изучить кейс, пройтись по чеклисту или написать письмо. Главное, чтобы действие приблизило аудиторию к решению проблемы. Локальная цель должна помочь вам сформулировать призыв к действию, а аудитории — сфокусироваться.

Локальная цель ведет к глобальной, которой не достичь одним выступлением, например, сделать процессы прозрачными или сформировать бренд компании. Определите, к каким крупным переменам приведет аудиторию первый шаг. Глобальная цель должна показать перспективу.

Личная цель прописывается последней, после определения локального и глобального намерений. Поиск партнеров или найм сотрудников — решите, чего вы хотите от выступления.

Ответьте на вопросы:
  • Что аудитория должна сделать после выступления? А глобально?
  • Чего хотите от выступления вы?
  • Как поймете, что все цели достигнуты? По каким метрикам?
Определите, что аудитория должна сделать после выступления.

Что сделать

Если времени не осталось

Давайте еще раз закрепим материал. Прежде чем понять, что делать дальше, ответьте на вопросы о мозговом штурме и поиске сути.
Начать тест
Предположим, вас неожиданно попросили заменить другого спикера на конференции в сфере IT. Это мероприятие на 100 человек. Каких вводных не хватает?
Далее
Проверить
Узнать результат
Тема выступления: «Как нанимать разработчиков». Кто соберется в зале?
Далее
Проверить
Узнать результат
Что ж, вы проанализировали аудиторию. А как сформулируете цель выступления?
Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз
Давайте еще раз закрепим материал. Прежде чем понять, что делать дальше, ответьте на вопросы о мозговом штурме и поиске сути.
Начать тест

Предположим, вас неожиданно попросили заменить другого спикера на конференции в сфере IT. Это мероприятие на 100 человек. Каких вводных не хватает?

Далее
Проверить
Узнать результат

Тема выступления: «Как нанимать разработчиков». Кто соберется в зале?

Далее
Проверить
Узнать результат

Что ж, вы проанализировали аудиторию. А как сформулируете цель выступления?

Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз

Что сделать

Ответьте на вопрос: «Что можно рассказать аудитории по теме?»

Выпишите все, что придет на ум.

Разделите все идеи на рабочие и сумасшедшие. Вторые отложите в сторону.
Идеи — это все, что можно рассказать аудитории. На этапе идей собирается контент, поэтому не ограничивайте себя. Выпиcывайте даже чужие идеи и приемы.

Фиксируйте идеи на бумажных стикерах. Один листок — одна мысль. А когда выпишете все идеи, разделите стикеры на два списка. В первом соберите рабочие идеи, а во второй отложите сумасшедшие, которые не добавляют никакой пользы. Если при сортировке снова появятся дельные мысли, добавьте их в первый список.

Этап 3. Придумываем идеи

Если времени не осталось

Выпишите из головы только рабочие идеи.
Суть — это ключевая мысль выступления, без нее рассказ похож на набор не связанных между собой фактов. Аудитории тяжело разобраться, что в таком рассказе важно, а что нет, и в итоге каждый выносит свое. Общий посыл размывается. Возьмите за правило, что в одном выступлении должна быть одна мысль, и попробуйте упаковать все рабочие идеи в одну емкую фразу.

Чтобы найти суть, ответьте на вопрос: «Какая мысль должна отложиться в голове слушателя после выступления?» Если формулировка пока не самая изящная, отточите ее потом. Возможно, ключевая мысль уже есть на стикере, и вам остается только вытащить этот листок из списка.

Если сформулировать суть не получается, представьте, что ваше выступление сократили до 30 секунд. Опишите в одном абзаце, что бы вы сказали за это время.

Бывает, что спикер вместо одной ключевой мысли хочет раскрыть сразу несколько. Это ставит его перед выбором: или дать много контента, или выбрать что-то одно и раскрыть так, чтобы аудитория поняла. По моему опыту, ценность «узкого» выступления выше, ведь после него очевидно, что аудитории делать дальше.

Этап 4. Ищем суть

Что сделать

Ответьте на вопрос: «Какую мысль должен понять каждый слушатель в зале?»

Проверьте, не содержат ли ответ на этот вопрос стикеры с рабочими идеями.

Если времени не осталось

Не оттачивайте формулировку до идеального состояния.
Давайте еще раз закрепим материал. Прежде чем понять, что делать дальше, ответьте на вопросы о мозговом штурме и поиске сути.
Начать тест
Вы поняли, где, кому и зачем будете рассказывать о найме разработчиков. Какие идеи возьмете в работу над выступлением?
Далее
Проверить
Узнать результат
Какая мысль должна отложиться в голове каждого слушателя в зале?
Далее
Проверить
Узнать результат
А если бы сформулировать суть не получилось?
Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз
Давайте еще раз закрепим материал. Прежде чем понять, что делать дальше, ответьте на вопросы о мозговом штурме и поиске сути.
Начать тест
Вы поняли, где, кому и зачем будете рассказывать о найме разработчиков. Какие идеи возьмете в работу над выступлением?
Далее
Проверить
Узнать результат
Какая мысль должна отложиться в голове каждого слушателя в зале?
Далее
Проверить
Узнать результат
А если бы сформулировать суть не получилось?
Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз

План выступления

Итак, вы придумали идеи и нашли суть. Теперь нужно составить план с тезисами.

Разложите рабочие стикеры в нужном порядке — таком, чтобы план стал проводником к ключевой мысли выступления. Она ведь не появилась просто так, вы к ней как-то пришли. Проведите аудиторию по своему пути, чтобы она сделала такой же вывод. При необходимости допишите недостающие тезисы.

Если останется время, продумайте вступление и заключение. Так вы будете меньше волноваться в начале и сможете дать четкий призыв к действию в конце.

Что дальше

Для спикера также важны жесты, голос, слайды. Приоритизировать сложно.

В бюро разбили навык выступления на части, чтобы разобраться, над чем работать в первую очередь. И в приоритете оказался процесс подготовки.

Чего можно не делать

Булшит-тест

После составления плана нужно отрепетировать выступление. Но когда задача срочная, а рассказ не самый детальный, замените долгие репетиции на булшит-тест.

Суть булшит-теста — рассказать выступление за пять минут, даже если оно длится сильно дольше. Это не значит, что нужно говорить быстро. Сократите весь рассказ до тезисов, которые вы прописали вместе с планом. Чтобы оценить и доработать выступление, продиктуйте речь на диктофон — два или три раза, пока не устроит результат.
Главное — это действие аудитории после выступления. И первые четыре этапа фреймворка направлены именно на это. Если вы через них прошли, можете стоять хоть спиной к залу и говорить в согнутый локоть. Вы уже знаете, что и как нужно донести до аудитории, чтобы ее жизнь изменилась. Она поймет общий посыл вашего выступления и сделает первый шаг.
Фреймворк помогает и с подготовкой и с контентом