Как быстро подготовиться к выступлению

Чек-лист оценки выступлений
За четыре этапа, без слайдов и репетиций
Дата публикации:
3 июня
Время чтения:
10 минут
фреймворк
подготовка
Иногда времени на подготовку выступления почти нет – например, в последний момент нужно заменить заболевшего спикера или срочно презентовать проект партнерам. Как подготовиться в кратчайшие сроки и выступить хорошо?

Тренер бюро Глагол Юлия Глазкова делится советами о том, как быстро подготовить качественное публичное выступление.
Мы в бюро предлагаем спикерам фреймворк подготовки, который составили после разработки более 300 выступлений. Спикер под руководством тренера готовит выступление, следуя этому алгоритму.

В среднем процесс подготовки занимает около месяца и состоит из 9 шагов. Для спикера важны разные аспекты выступления — в том числе и жесты, голос, подготовленная презентация. Но когда времени мало важно не распыляться — в таком случае мы советуем обойтись 4 этапами вместо 9.
Автор — Юлия Глазкова, руководитель тренеров

Что нам понадобится

Что сделать

Спросите организаторов:
  • Оговорена ли тема выступления?
  • Каков формат мероприятия?
  • Сколько времени будет на выступление?
  • Сколько будет слушателей?
Для каждого этапа подготовки к выступлению есть опорные вопросы. Отвечая на них, вы постепенно собираете готовое выступление. Благодаря фреймворку не нужно ждать вдохновения — достаточно последовательно ответить на вопросы.

Цель публичного выступления — это действие аудитории. Первые четыре этапа фреймворка направлены именно на это. Если вы через них прошли, то уже знаете, что и как донести до слушателей, чтобы их жизнь изменилась. Они поймут суть выступления и сделают первый шаг.
Перед началом подготовки нужно сделать один важный шаг — выявить контекст. Контекст — это вводная информация о мероприятии, которую можно узнать у организаторов.

Если формат давно устоялся (например, если сотрудники компании выступают с итоговым отчетом перед коллегами), то нулевой этап можно пропустить. Но когда формат мероприятия для вас в новинку, выявите контекст, чтобы понимать, от чего отталкиваться при подготовке.

Этап 0. Выявляем контекст

Если времени не осталось

Уточните формат мероприятия: питчинг, доклад, мастер-класс.
Анализ аудитории
Постановка целей
Генерация идей
Поиск сути
В первую очередь вы должны понять, перед кем вы будете выступать. Для этого нужно проанализировать аудиторию — выяснить ее боли, понять, насколько хорошо слушатели разбираются в теме. В зависимости от того, кто придет вас послушать, вы по-разному будете строить свое выступление.

Например, если вы выступаете перед специалистами и объясняете, как пользоваться новой программой для дизайна — вы расскажете про сложные функции, которые могут пригодиться им в работе. Если же ваша аудитория состоит из любителей, которые используют программу только для создания презентаций, — вы покажете им базовые опции, не углубляясь в детали, и приведете наглядные примеры.

Этап 1. Анализируем аудиторию

Что сделать

Разделите аудиторию на три группы и по каждой группе ответьте на вопросы:
  • Зачем она здесь собралась?
  • Какие у нее боли?
  • Как ей поможете вы?

Если времени не осталось

Решите, как поможете аудитории именно вы.
Чтобы проанализировать аудиторию, сделайте следующее:
Разделите аудиторию на группы. Оптимально, если их будет три. Это позволит вам выбрать тему, содержание и способ подачи выступления. Если вы не до конца понимаете, кто будет в зале, спросите организаторов.
Подумайте, какие боли есть у каждой группы. Проанализировав, что тревожит слушателей, вы проработаете контент выступления и поймете, на каком языке говорить с аудиторией.
Подумайте, в чем польза лично от вас. Сделать пересказ нескольких книг по теме способны многие спикеры, а вот поделиться случаем из практики — возможно, только вы. Чтобы сформулировать пользу от себя, ответьте на вопросы: «Что потеряет аудитория, если вас заменить? Что вы сможете рассказать такого, чего не смогут другие?»

Этап 2. Ставим цели

Следующим шагом является определение цели выступления. Цель — это то, что аудитория должна сделать после вашего выступления. Она должна быть понятна и решать проблему слушателей. А ещё цель помогает отсеять контент для выступления.

Пусть слушатели выполнят локальную цель — сделают маленький шаг к глобальной цели. Это должно быть что-то простое, что они могут сделать уже во время выступления. Например, отметить в календаре один день в неделю, когда они будут заниматься спортом.
Ответьте на вопросы:
  • Что аудитория должна сделать после выступления? А глобально?
  • Чего хотите от выступления вы?
  • Как поймете, что все цели достигнуты? По каким метрикам?
Определите, что аудитория должна сделать после выступления.

Что сделать

Если времени не осталось

Чтобы определить цель, сделайте следующее:
Ответьте на вопрос: «Что нужно сделать аудитории сразу после выступления?»
Подумайте, какого действия вы ждете от аудитории: изучить кейс, пройтись по чек листу или написать письмо. Помните, что локальная цель — это только маленькое простое действие.
В последнюю очередь уделите внимание личной цели. Поиск партнеров или найм сотрудников — решите, чего вы хотите от выступления.
Определите, к каким крупным переменам приведет аудиторию первый шаг. Глобальная цель должна показать перспективу.
Для перехода к следующим этапам давайте закрепим материал.
Начать тест
Предположим, вас неожиданно попросили заменить другого спикера на конференции в сфере IT. Это мероприятие на 100 человек. Каких вводных не хватает?
Далее
Проверить
Узнать результат
Тема выступления: «Как нанимать разработчиков». Кто соберется в зале?
Далее
Проверить
Узнать результат
Что ж, вы проанализировали аудиторию. А как сформулируете цель выступления?
Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз

Что сделать

Ответьте на вопрос: «Что можно рассказать аудитории по теме?»

Выпишите все, что придет на ум.

Разделите свои идеи на рабочие и нерабочие. Вторые отложите в сторону.
Идеи — это все, что можно рассказать аудитории. На этапе идей собирается контент, поэтому не ограничивайте себя. Выпиcывайте любые идеи и приемы, которые сможете найти, и которые давно хотели попробовать.

Этап 3. Генерируем идеи

Если времени не осталось

Не выписывайте все подряд. Ограничьтесь только рабочими идеями.
Для генерации идей:
Ответьте на вопрос: «Что можно рассказать аудитории по теме?»
Фиксируйте идеи на бумажных стикерах или, например, онлайн в miro. Один стикер — одна мысль.
Когда выпишете все идеи, разделите стикеры на два списка. В первом соберите идеи, которые приводят к цели (рабочие), а во второй отложите оставшиеся (нерабочие), которые не приблизят к цели выступления. Если при сортировке снова появятся дельные мысли, добавьте их в первый список.

Что сделать

Ответьте на вопрос: «Какую мысль должен понять каждый слушатель в зале?»

Проверьте, что ключевая мысль объединяет все стикеры с рабочими идеями.
Суть — это ключевая мысль выступления, именно ее должна запомнить аудитория. Когда таких мыслей много, аудитория не может разобраться, что в выступлении важно, а что нет, и в итоге каждый выносит свое. Общий посыл размывается. Возьмите за правило, что в одном выступлении должна быть одна мысль, и попробуйте упаковать все рабочие идеи в одну емкую фразу.

Этап 4. Выделяем суть

Если времени не осталось

Не оттачивайте формулировку ключевой мысли до идеального состояния.
Чтобы найти суть:
Ответьте на вопрос: «Какая мысль должна отложиться в голове слушателя после выступления?» Если формулировка пока не самая изящная, отточите ее потом. Возможно, ключевая мысль уже есть на стикере, и вам остается только вытащить этот листок из списка.
Если сформулировать суть не получается, представьте, что ваше выступление сократили до 30 секунд. Опишите в одном абзаце, что бы вы сказали за это время.
Давайте еще раз закрепим материал. Прежде чем понять, что делать дальше, ответьте на вопросы о мозговом штурме и поиске сути.
Начать тест
Вы поняли, где, кому и зачем будете рассказывать о найме разработчиков. Какие идеи возьмете в работу над выступлением?
Далее
Проверить
Узнать результат
Сколько мыслей должно отложиться в голове каждого слушателя в зале?
Далее
Проверить
Узнать результат
А если сформулировать суть не получилось?
Далее
Проверить
Узнать результат



Если ошиблись, пройдите тест заново, чтобы закрепить материал
Пройти еще раз

План выступления

Итак, вы придумали идеи и нашли суть. Теперь нужно составить план с тезисами.

Разложите рабочие стикеры в нужном порядке — таком, чтобы план стал проводником к ключевой мысли выступления. Проведите аудиторию по своему пути, чтобы она сделала такой же вывод. При необходимости допишите недостающие тезисы.

Если останется время, продумайте вступление и заключение. Так вы будете меньше волноваться в начале и дадите четкий призыв к действию в конце.

Если осталось время

Чтобы подготовить выступление быстро, вам нужно совершить 4 шага:

Подведем итог

Булшит-тест

После составления плана нужно отрепетировать выступление. Но когда задача срочная, а рассказ не самый детальный, замените долгие репетиции на булшит-тест.

Суть булшит-теста — проговорить верхнеуровневую структуру выступления. Это не значит, что нужно говорить быстро. Сократите весь рассказ до тезисов, которые вы прописали вместе с планом. Чтобы оценить и доработать выступление, запишите речь на диктофон и прослушайте, чтобы понять, что нужно исправить. Сделайте это два или три раза, пока не устроит результат.
Проанализируйте аудиторию, узнайте, что важно для ваших слушателей и какие у них есть проблемы.
За 4 шага вы подготовите хорошее выступление. Но если у вас осталось время, вы можете сделать еще две вещи.
Определите цель. Пусть ваши слушатели сделают маленький шаг, но он приведет их к глобальной цели.
Генерируйте идеи. Даже если они не кажутся вам полезными, записывайте все, что придет в голову — потом вы выберете лучшие.
Выделите суть — главное, что запомнит аудитория.
Попробуйте фреймворк, когда у вас будет мало времени на подготовку :)

Подпишитесь на рассылку, чтобы не упустить полезные материалы от нас